Bilindiği üzere 2014 yılında kullanılacak defterler 31.12.2013 tarihine kadar tasdik ettirildi. Ancak, 31.01.2014 tarihine kadar açılışları ve kapanışları tasdik ettirilmesi gereken defterler de bulunmaktadır. Yazımızda bu defterlerin hangileri olduğu ele alınacaktır.
-YÖNETİM KURULU KARAR DEFTERİ
Bilindiği üzere yönetim kurulları anonim şirketlerde bulunduğundan yönetim kurulu karar defteri de anonim şirketler için getirilmiştir.
Yönetim kurulu karar defterinin yeterli yaprakları bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılmaya devam edilebilir (Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ). Yani 2013 hesap dönemi için tasdik ettirilen yönetim kurulu karar defteri 2014 hesap döneminde de kullanılacak ise 31.01.2014 tarihine kadar tasdik ettirilecektir.
Yönetim kurulu karar defteri, izleyen hesap döneminin birinci ayının sonuna kadar (2013 için 31.01.2014 tarihine kadar) notere ibraz edilip son kaydın altına noterce “Görülmüştür” ibaresi yazılarak mühür ve imza ile onaylanması zorunludur (TTK Md. 64, VUK Ticari Defterlere İlişkin Tebliğde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ-06.06.2013 Tarihli Resmi Gazete’de Yayımlanmıştır-). Bu durumda da 2013 hesap dönemi için tasdik ettirilen yönetim kurulu karar defteri 2014 yılında kullanılacak ise hem 2013 dönemi için kapanış tasdiki yapılacak, hem de 2014 için açılış tasdiki yapılacaktır.
-MÜDÜRLER KURULU KARAR DEFTERİ
Yönetim kurulu karar defteri anonim şirketlere özgü olup, bunun limited şirketlerdeki karşılığı müdürler kurulu karar defteridir. TTK’da müdürler kurulu defterine ilişkin herhangi bir düzenleme bulunmamaktadır. Ancak, Ticari Defterlere İlişkin Tebliğde müdürler kurulu karar defterine ilişkin olarak aşağıdaki açıklamaya yer verilmiştir.
Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır. Kararların genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilmesi halinde 10 uncu maddenin ikinci fıkrasında belirtilen hususların yazılması zorunludur (Karar tarihi, karar sayısı, toplantıda hazır bulunanlar, kararın içeriği, üyelerin imzaları). Ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulması halinde müdür veya müdürler kurulu kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilemez.
Tebliğ açıklamasından anlaşılacağı üzere limited şirketler müdürler kurulu karar defteri tutmayacak olurlar ise alınan kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebilecektir. Ancak dileyen limited şirketler ayrı bir müdürler kurulu karar defter de tutabileceklerdir.
Müdürler kurulu karar defter tutulması halinde bu defterin tasdik ve tutulmasında yönetim kurulu karar defterine ilişkin esaslara uyulacaktır. Yani 2013 için tasdik ettirilen müdürler kurulu karar defteri kapanış kaydı 31.01.2014 tarihine kadar yapılacaktır.
Eğer ki, 2013 için tasdik ettirilen müdürler kurulu karar defteri 2014 için de kullanılacak ise açılış kayıtları da 31.01.2014 tarihine kadar yapılacaktır.
31.01.2014’E KADAR TASDİK EDİLMESİ GEREKEN DİĞER DEFTERLER
2013 hesap dönemi için tasdik ettirilen yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebirin yeterli yaprağının bulunması halinde, bu defterler 2014 hesap döneminde de kullanılacak ise açılış onayları 31.01.2014 tarihine kadar tasdik ettiriecektir.
Hemen belirtleim ki, 2013 hesap dönemi için kullanılan yevmiye defterinin kapanış tasdiki 30.06.2014 tarihine kadar yapılabilecektir.
2013 yılında kullanılan pay defter ile genel kurul toplantı ve müzakere defterleri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla 2014 faaliyet döneminde açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. THELİRA)