E-Fatura, E-Arşiv Faturası, E-Bilet, E-Yolcu Listesi (İbrahim GÜLER)

 E-Fatura, E-Arşiv Faturası, E-Bilet, E-Yolcu Listesi (İbrahim GÜLER)

E-Fatura, E-Arşiv Faturası, E-Bilet, E-Yolcu Listesi, İnternet Satışları, Mal Ve Yolcu Beraberi Eşya İhracatı Ve E-Defter Uygulaması

1. GENEL AÇIKLAMALAR:

Başlıktan da anlaşılacağı üzere yakın bir gelecekte belge düzeni ve muhasebe kayıtlarının tamamının elektronik ortamda düzenlenmesi ve kaydedilmesinin zorunlu hale geleceğini söylemek mümkündür. Belgelerin elektronik ortamda düzenlenmesi ve kaydedilmesi kadar hatta ondan da önemlisi bu belge ve kayıtların elektronik ortamda muhafaza edilmesi ve istendiğinde elektronik ortamda ibraz edilebilmesidir. Elektronik ortamda saklama ve yedekleme işleminin ihmal edilmemesi gerekmektedir. Aksi halde, defter ve belgelerin ibraz edilememesi nedeniyle altından kalkılamayacak cezalara maruz kalmak mümkündür. Öncelikle bu konuya önem vermek gerekmektedir.

Bilindiği üzere 421 sıra No'lu VUKGT ile e-Fatura ve e-Defter uygulamasını zorunlu kılan iki ayrı kriter belirlenmişti. Bu kriterler;

31. a)5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden, 31.12.2011 tarihi itibariyle asgari brüt 25 Milyon TL. satış hasılatına sahip olanlar ve,



32. b)4760 sayılı ÖTV Kanununa ekli III sayılı listedeki malları (alkollü içecekler, kolalı gazozlar ve tütün mamülleri) imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31.12.2011 tarihi itibariyle asgari brüt 10 Milyon TL. satış hasılatına sahip olanlardır.

Bu kapsamdaki mükellefler zorunlu olarak halen e-Fatura düzenlemekte ve e-Defter tutmaktadırlar.

421 sıra No'lu VUKGT ile e-Fatura ve e-Defter uygulamasına getirilen  zorunluluk kapsamı, bu defa, 454 sıra No'lu VUKGT ile genişletilmiştir. Buna göre;

1. c)2014 veya müteakip hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 10 Milyon TL. ve üzeri olan mükellefler (Bu şartı 2014 hesap döneminde sağlayanlar 01.01.2016 tarihinden itibaren, 2015 hesap döneminde sağlayanlar 01.01.2017 tarihinden itibaren, müteakip dönemler için de aynı şekilde hesaplanacak tarihten itibaren e-Fatura ve e-Defter uygulamasına geçmek zorundadırlar).



2. d)4760 sayılı ÖTV Kanununa ekli I sayılı listedeki malların (Hafif yağlar ve müstahzarları, benzin, motorin, fuel oil, doğal gaz, LPG, propan, bütan, oto biodizel, yakıt biodizel, benzol, solvent, yağlama yağları ve diğer yağlar, gazyağı, yağlama müstahzarları v.b.) imali, ithali, teslimi v.b. faaliyetleri nedeniyle Enerji Piyasası Düzenleme Kurumundan (EPDK) lisans alan mükellefler. Bayilik lisansı alanlar, münhasıran bu lisansa sahip olmaları nedeniyle bu bent kapsamında değerlendirilmeyecektir (20.06.2015 tarihinden önce lisans alan veya mükellefiyet tesis ettirenler 01.01.2016 tarihinden itibaren, 20.06.2015 tarihinden sonra lisans alan veya mükellefiyet tesis ettirenler ise lisans aldıkları ya da mükellefiyet tesis ettirdikleri tarihi izleyen hesap döneminin başından itibaren e-Fatura ve e-Defter uygulamasına geçmek zorundadırlar.

Bununla birlikte lisans ya da mükellefiyet tesis tarihi ile izleyen hesap dönemi arasındaki süre üç aydan kısa ise, isteyen mükellefler e-Fatura ve e-Defter uygulamasına izleyen hesap dönemi yerine bir sonraki hesap döneminin başından itibaren geçebilirler. Örneğin, ÖTV I sayılı listedeki mallar nedeniyle lisans tarihi 05.10.2015 ise, bu mükellef normalde 01.01.2016 tarihinde, e-Fatura, e-Defter uygulamasına geçmek zorundadır. Ancak, 05.10.2015 ila 01.01.2016 tarihleri arasındaki süre üç aydan kısa olduğundan e-Fatura, e-Defter uygulamasına 01.01.2017 tarihi itibariyle de geçebilecektir.

 

 

20. e)4760 sayılı ÖTV Kanununa ekli III sayılı listedeki malları (alkollü içecekler, kolalı gazozlar ve tütün mamülleri) imal, inşa veya ithal edenler (421 sıra No'lu VUKGT'de zaten vardı, ilave değil, tekrar edilmiş oldu). 20.06.2015 tarihinden önce lisans alan veya mükellefiyet tesis ettirenler 01.01.2016 tarihinden itibaren, 20.06.2015 tarihinden sonra lisans alan veya mükellefiyet tesis ettirenler ise lisans aldıkları ya da mükellefiyet tesis ettirdikleri tarihi izleyen hesap döneminin başından itibaren e-Fatura ve e-Defter uygulamasına geçmek zorundadırlar. Bununla birlikte lisans ya da mükellefiyet tesis tarihi ile izleyen hesap dönemi arasındaki süre üç aydan kısa ise, isteyen mükellefler e-Fatura ve e-Defter uygulamasına izleyen hesap dönemi yerine bir sonraki hesap döneminin başından itibaren geçebilirler. Örneğin, ÖTV III sayılı listedeki mallar nedeniyle  mükellefiyet tesis tarihi 05.10.2015 ise, bu mükellef normalde 01.01.2016 tarihinde e-Fatura, e-Defter uygulamasına geçmek zorundadır. Ancak, 05.10.2015 ila 01.01.2016 tarihleri arasındaki süre üç aydan kısa olduğundan e-Fatura, e-Defter uygulamasına 01.01.2017 tarihi itibariyle de geçebilecektir.

e-Fatura ve e-Defter kapsamında olan mükellefler; tam bölünme, birleşme, tür (nev'i) değişikliğine gitmeleri halinde, devrolunan veya birleşilen tüzel kişi mükellefler ile tam bölünme veya tür (nev'i) değişikliği neticesinde ortaya çıkan yeni tüzel kişi mükellefler de e-Fatura ve e-Defter uygulamasına geçmek zorundadırlar. Uygulama ticaret siciline tescil tarihini izleyen ayın başından itibaren üç ayı geçemez.

e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan mükellefler, KDVK'nun 11. maddesinde düzenlen mal ihracatı ve yolcu beraberi eşya ihracatı (Türkiye'de ikamet etmeyen yolculara KDV hesaplanarak yapılan satışlar) için bundan böyle 01.01.2016 tarihinden itibaren e-Fatura düzenleyeceklerdir. Söz konusu ihracat faturalarının e-Fatura olarak düzenlenmesi ve gönderilmesine ilişkin usul ve esaslar ile uygulamadan yararlanma yöntemleri www.efatura.gov.tr adresinde yayınlanan "e-Fatura Uygulaması Gümrük İşlemleri Kılavuzu"nda açıklanacaktır (bkz, 454 sıra No'lu VUKGT böl.3) .

Kara ve deniz yolu ile şehirlerarası veya uluslararası yolcu taşımacılığı işi ile iştigal eden mükelleflerin, elektronik ortamda bilet ve yolcu listesi düzenlemeleri, düzenledikleri elektronik biletleri yolcularına iletmeleri ve bu vesikaları muhafaza ve ibraz etmelerine ilişkin usul ve esaslar ise 415 sıra No'lu VUKGT'de düzenlenmiştir.

Vergi Usul Kanunu ile Türk Ticaret Kanunu uyarınca tutulması zorunlu olan defterlerin e-Defter olarak tutulması, kaydedilmesi, muhafazası ve ibrazına ilişkin usul ve esasların ana tebliği 1 sıra No'lu Elektronik Defter Genel Tebliği'dir. Diğer elektronik defter tebliğleri ile yapılacak olan değişiklikler 1 No'lu tebliği değiştirecek veya ilave açıklamalar getirecektir.

e-Fatura uygulamasına yeni geçecek mükelleflerin öncelikle Mali Mühürlerini almaları gerekir (gerçek kişiler için de elektronik imza yerine mali mühür almalarını tavsiye ediyoruz).

Mali mühür için www.efatura.gov.tr adresinden başvuru bağlantısına ya damportal.kamusm.gov.tr/bp/edf.go adresine tıklanır. Açılan sayfada ilgili alanlar doldurularak başvuru gerçekleştirilir.

TÜBİTAK-KamuSM tarafından üretilen mali mühür sertifikası ve şifresi alındıktan sonra e-Fatura uygulama başvurusu https://portal.efatura.gov.tr/efaturabasvuru/  adresinden yapılır.

e-Defter uygulama başvurusu ttps://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/

adresinden yapılır.

e-Fatura uygulamasına yeni kaydolan mükelleflerin, kayıtlı kullanıcılar listesinde ilan edilmelerini izleyen 7 Gün içerisinde e-Fatura düzenlemeleri ve almaları, diğer e-Fatura mükelleflerinin yeni kayıt olanlara bu süre içinde e-Fatura göndermeleri zorunlu değildir. Ancak, hesapların açılmasını takip eden 7 günden sonra kayıtlı kullanıcılara e-Fatura göndermek ve almak zorunludur.

Faturanın elektronik belge olarak düzenlenmesi, elektronik ortamda iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin düzenlemelerin ana tebliği olan 397 Sıra No'lu VUKGT'nin, 433 Sıra No'lu VUKGT ile değiştirilen 3.bölümünün son paragrafına göre e-Fatura düzenleyen mükellefler, e-Fatura kapsamında olmayan müşterilerine yaptıkları mal teslimi ve hizmet ifası için genel hükümler çerçevesinde kâğıt fatura düzenlemeye devam edeceklerdir.

 

 

e-Arşiv uygulamasının ana tebliği 433 Sıra No'lu VUKGT'dir. e-Arşiv uygulamasının esası,

e-Fatura kapsamındaki mükelleflerin, e-Fatura kapsamında olmayan müşterilerine kâğıt fatura yerine"elektronik ortamda e-Arşiv Faturası"düzenleyebilmelerine imkân sağlamaktır. Buradan da anlaşılacağı üzere e-Arşiv Faturası uygulaması, e-Fatura kapsamındaki mükelleflere getirilmiş bir zorunluluk değildir. İsteyen kâğıt faturaya devam eder, isteyen Başkanlıktan bizzat izin alarak veya  özel entegratörler vasıtasıyla e-Arşiv Faturası düzenler.

2. 2. e-FATURA:

Faturanın elektronik belge olarak düzenlenmesi, elektronik ortamda iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin düzenlemelerin ana tebliği 397 Sıra No'lu VUKGT'dir. e-Faturada bu konularda diğer tebliğlerle yapılan değişiklikler 397 No'lu tebliği ya değiştirmekte ya da mezkûr tebliğe ilave açıklamalar getirmektedir.

e-Fatura, yeni bir belge türü olmayıp, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir. e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerin birbirlerine sattıkları mallar ve ifa ettikleri hizmetler için e-Fatura düzenlemeleri, e-Fatura göndermeleri ve almaları zorunludur. e-Fatura kapsamında olan mükellefler, e-Fatura kapsamında olmayan mükelleflere yaptıkları mal teslimi ve hizmet ifası nedeniyle  genel hükümler çerçevesinde kağıt fatura düzenlemeye devam edeceklerdir.

e- Fatura uygulaması kapsamında fatura oluşturma, gönderme ve alma işlemleri:

1. a) Bilgi İşlem Sistemlerinin Entegre Edilmesi Yoluyla Gerçekleştirilebilir:

Bilgi işlem sistemleri yeterli olan kullanıcıların, gerekli entegrasyonu sağlamaları şartı ile e-Fatura uygulamasını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığı ile kullanmaları mümkündür.

1. b) Başkanlıktan Özel Entegrasyon İzni Almış Mükelleflerin Bilgi İşlem Sistemi Vasıtasıyla Gerçekleştirilebilir:

Elektronik fatura gönderme ve alma işlemlerini teknik yeterliliğe sahip Başkanlıktan özel entegrasyon izni almış mükelleflerin bilgi işlem sistemi vasıtasıyla da gerçekleştirilebilir.

1. c) e-Fatura Portalı Aracılığı İle Gerçekleştirilebilir:

GİB'in e-Fatura portalı kullanılarak da e-Fatura gönderme ve alma işlemleri gerçekleştirilebilir.

e-Faturanın kâğıda basılarak saklanması söz konusu değildir. Bu nedenle mükellefler düzenledikleri ve aldıkları e-Faturaları, üzerindeki Mali Mühür veya Elektronik İmza'yı da içerecek şekilde kanuni süreler dahilinde kendi bünyelerindeki elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istendiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla ibraz edeceklerdir. Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, arşivlenen faturaların, e-Faturalara istendiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve faturaların okunabilir kağıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.

e-Faturaların mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde saklanması esas olup üçüncü kişiler nezdinde de elektronik saklama yapılabilecektir. Başka mükelleflerden elektronik saklama hizmetinin alınması, mükelleflerin e-Faturalarının muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

e-Fatura uygulamasında kullanılması zorunlu olan Mali Mühür (şirketler için zorunlu olup, istemeleri halinde gerçek kişi mükellefler de Elektronik İmza yerine mali mühür kullanabilir), Başkanlık adına TÜBİTAK-BİLGEM Kamu SM tarafından hazırlanmaktadır. İşletme unvanı'nın değişmesi halinde eski unvana ait mali mühür geçerliliğin kaybedeceğinden, unvan değişikliğini izleyen 15 gün içinde yeni unvana uygun mali mühür başvurusu yapılması gerekir. Mali mühürle ilgili başvuru, işleyiş ve kullanımla ilgili tüm bilgi ve belgeler http://mm.kamusm.gov.tr internet sitesinde yer almaktadır.

e-Fatura kapsamındaki mükelleflerin gerek kendi sistemlerinde gerekse e-Fatura uygulamasında meydana gelebilecek arıza ve kesinti durumlarında fatura düzenleyebilmek için yeteri kadar basılı kağıt fatura bulundurmaları zorunludur.

e-Fatura kapsamındaki mükelleflerin e-Fatura kapsamındaki diğer mükelleflere düzenleyecekleri faturaların e-Fatura olması ve e-Fatura kapsamındaki diğer mükellefler tarafından gönderilen e-Faturaların alınması zorunludur. Bu zorunluluklara uyulmaması halinde VUK'da öngörülen ceza hükümleri uygulanır.

 

e-Fatura kapsamındaki mükellefler arasında yapılan satışlarda düzenlenecek e-Faturada, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi halinde e-Faturanın kâğıt çıktısı irsaliye yerine geçer. Ancak, kâğıt çıktıya "İrsaliye Yerine Geçer" ibaresinin yazılması ve satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması zorunludur. Bu imkandan yararlanabilmek için e-Faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi gerekir.

3. e-ARŞİV UYGULAMASI YANİ e-ARŞİV FATURASI:

VUK'nu uyarınca, kâğıt ortamında düzenlenmek, muhafaza ve ibraz edilmek zorunluluğu bulunan faturanın elektronik ortamda düzenlenmesi ve ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkân tanıyan e-Arşiv uygulamasının ana tebliği 433 Sıra No'lu VUKGT'dir. e-Arşiv uygulaması konusunda diğer tebliğlerle yapılan değişiklikler 433 No'lu tebliği ya değiştirmekte ya da mezkûr tebliğe ilave açıklamalar getirmektedir.

Bilindiği üzere e-Fatura kapsamındaki mükellefler, e-Fatura kapsamındaki müşterilerine e-Fatura düzenlerken, e-Fatura kapsamında olmayan müşterilerine de kâğıt fatura düzenlemektedirler.

                İşte, e-Arşiv uygulamasının esası, e-Fatura kapsamındaki mükelleflerin, e-Fatura kapsamında olmayan müşterilerine kâğıt fatura yerine "elektronik ortamda e-Arşiv Faturası"düzenlenmesi işlemidir. e-Arşiv uygulaması (e-Arşiv Faturası düzenlenmesi) zorunlu değildir.

433 Sıra numaralı VUKGT kapsamında Başkanlıktan e-Arşiv Faturası izni alan mükellefler, elektronik ortamda oluşturdukları faturayı, elektronik ortamda muhafaza ederler.

Elektronik ortamda oluşturulan faturanın alıcısına, kâğıt olarak gönderilen veya elektronik ortamda iletilen şekli, belgenin aslı, düzenleyen tarafından muhafaza edilen elektronik hali ise ikinci nüsha hükmündedir.

Mükellefler e-Arşiv uygulamasını, kendi bilgi işlem sistemini veya Başkanlıktan izin almış özel entegratör bilgi işlem sistemi üzerinden olmak üzere iki yöntemle kullanabilir.

Uygulamayı kendi bilgi işlem sistemi üzerinden kullanmak isteyen mükellefler www.efatura.gov.tr internet adresinde yayınlanan e-Arşiv uygulaması başvuru kılavuzunda açıklanan şartlara göre başvuru yaparlar. Başvuruları uygun bulunan mükelleflere yazı ile e-arşiv izni verilir.

Özel entegratörlerin bilgi işlem sistemi üzerinden kullanmak isteyen mükellefler, başkanlığa değil, doğrudan özel entegratöre başvurarlar.

Başkanlıktan e-Arşiv izni alan mükellefler, elektronik ortamda oluşturdukları e-Arşiv Faturasını, elektronik ortamda muhafaza ederler.

                3.1. Uygulamadan Yararlanma İzni Verilen Mükellefler:

1. a)e-Fatura kapsamında olmak, e-Fatura kapsamındaki mükelleflere e-Fatura düzenlemek, muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmek zorundadırlar.



2. b)e-Fatura kapsamında olmayan vergi mükelleflerine, elektronik ortamda e-Arşiv uygulaması kapsamında fatura oluşturmaya, kâğıt ortamında göndermeye ve oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza ve istendiğinde ibraz etmeye zorunludurlar. Bununla birlikte, e-Arşiv faturaları alıcının talebi doğrultusunda, e-Fatura format ve standardını kullanmak ve söz konusu faturanın basılabilir görüntüsünü de eklemek şartıyla, müşteriye elektronik ortamda da iletilebilir. Bu durumda e-Arşiv Faturasının ayrıca kâğıda basılmasına gerek yoktur.



3. c)Vergi mükellefi olmayanlara ise e-Arşiv uygulaması kapsamında fatura oluşturmaya, müşterinin talebine göre, elektronik veya kâğıt ortamında göndermeye, ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza etmeye ve istenildiğinde ibraz etmeye zorunludurlar.

                3.2. e-Arşiv Faturasının Oluşturulması:

e-Arşiv Faturası Başkanlığa bildirilen bilgi işlem sisteminde veya özel entegratör sisteminde oluşturulmalıdır.

Kullanılan elektronik belge formatı, üzerinde mali mühür/elektronik imza taşımaya, belge üzerinde doğrulamaya, görüntülemeye ve kâğıt baskı almaya imkân veren genel tanınırlığa sahip bir format olmalıdır. e-Fatura format ve standardı kullanılabilir (yukarıda "3.1/b" bölümü için e-Fatura format ve standardı zorunludur).

e-Arşiv Faturasında, GİB amblemi, amblemin altında ise "e-Arşiv Fatura" ibaresi bulunur. Ayrıca, yukarıda "3.1/a-b" bölümündeki elektronik ortamda iletilen faturanın alt kısmında "e-Arşiv izni kapsamında elektronik ortamda iletilmiştir" ifadesi yazılır.

e-Arşiv izni çerçevesinde düzenlenen belgelerde, seri-sıra numarası yerine 3 haneli birim kodu ve 13 haneli sıra numarasından oluşan belge numarası kullanılır. Birim kodu serbestçe belirlenebilir. Sıra numarası 4 karekter yıl ve 9 karekter müteselsil numaradan oluşmaktadır. Her bir birim koduna ait sıra numarası kendi içinde oluşturulur ve takip edilir. Sıra numarası içerisinde yer alan 9 karekterlik müteselsil numara, her yılın ilk günü itibariyle "1" rakamından başlatılarak kullanılır. Mükellef bünyesinde aynı belge numarası birden fazla kullanılamaz.

                3.3. e-Arşiv Faturasının Alıcılara Teslimi:

e-Arşiv Faturası esas itibariyle alıcıya kâğıt ortamında teslim edilir. Kâğıt olarak verilen fatura, irsaliyeli fatura yerine kullanılabilir. Ancak bu imkandan yararlanabilmek için faturanın, malın teslimi anında düzenlenmesi ve "irsaliye yerine geçer" ifadesinin yazılması zorunludur.

Elektronik ortamda oluşturulan faturanın kâğıt ortamında teslimi halinde baskı işlemi mükellefin kendisi tarafından yapılabilir. Ancak baskı işi anlaşmalı matbaa veya özel entegratörlere de yaptırılabilir. VUK'na göre faturada iş sahibinin veya yetkilisinin imzası bulunması gerekir. Bunun için faturanın düzenleme tarihinde imzaya yetkili olanın imzasının notere tasdik ettirilip basım sırasında fatura üzerine yazdırılmak suretiyle faturanın (hazır imzalı olarak) kullanılabilmesi mümkündür. e-Arşiv faturasında düzenleme tarihi yanında düzenleme saat ve dakikasının gösterilmesi zorunludur.

e-Arşiv Faturası yukarıda "3.1/b" bölümündeki müşterilere elektronik ortamda da gönderilebilir. Bunun yanısıra e-Arşiv Faturası "3.1/c" deki müşterilere kâğıt veya elektronik ortamda da gönderilebiliyor.

Vergi mükellefi olmayan alıcı tarafından elektronik ortamda teslimi istenen fatura, internet dahil olmak üzere her türlü elektronik araç ve ortamlar vasıtasıyla iletilebilir. Vergi mükellefi olmayan alıcıya yapılan satışta e-Arşiv Faturası, malın teslimi ya da hizmetin ifası anında elektronik ortamda iletiliyorsa müşteriye bu faturanın kâğıt çıktısı verilir. Bu durumda çıktının satıcı veya yetkilisince imzalanması zorunludur. Bu imkandan yararlanmak için faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi zorunludur.

e-Arşiv Faturası düzenleyen mükellefler irsaliyeli fatura düzenleyemezler. Yazar kasa (yeni nesil dahil) üzerinden gerçekleştirilen ve e-Fatura veya e-Arşiv Faturası ile belgelendirilen satışlarda yazar kasadan düzenlenecek bilgi fişi, satış anında düzenlenmek ve satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanmak şartıyla irsaliye yerine geçer.

                3.4. İnternet Üzerinden Mal ve Hizmet Satışında Düzenlenecek Faturalar:

e-Arşiv izni olup internet üzerinden vergi mükellefi olmayanlara (bkz. "3.1/c") mal ve hizmet satışı yapanlar, yaptıkları satışlara ilişkin e-Arşiv Faturasını müşterilere internet dahil olmak üzere her türlü elektronik araç ve ortamlar vasıtasıyla elektronik ortamda göndermek zorundadır. e-Arşiv Faturasının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanan kâğıt çıktısının sevk edilen malın yanında bulunması gerekmektedir.

e-Arşiv faturasında;

Satış işleminin yapıldığı web adresi, ödeme şekli, ödeme tarihi, gönderiyi taşıyanın adı soyadı/unvanı ve VKN/TCKN bilgisi, satışa konu malın gönderildiği veya hizmetin ifa edildiği tarih, iade bölümünde; malı iade edenin adı soyadı, adresi, imzası, iade edilen mala ilişkin cins, miktar, birim fiyat ve tutar bilgilerinin bulunması zorunlu olup fatura üzerinde ayrıca "Bu satış internet üzerinden yapılmıştır" ifadesine yer verilir.

e-Arşiv izni olup, e-Fatura kapsamındaki müşterilere internet üzerinden mal satışı yapanlar düzenleyecekleri e-Arşiv faturasında yukarıda belirtilen iade bölümünde bulunması gereken bilgiler hariç, diğer bilgilere yer vereceklerdir. Ayrıca, e-Arşiv Faturasında düzenleme tarihi yanında düzenleme saat ve dakikasının da gösterilerek kâğıt çıktısının alınması ve kağıt çıktıya "İrsaliye Yerine Geçer" ifadesinin yazılması, kâğıt çıktının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması ve kâğıt çıktının sevk edilen malın yanında bulundurulması gerekmektedir.

Müşteri malı iade etmek isterse elektronik ortamda kendisine iletilen faturanın kâğıt çıktısını alır ve iadeye ilişkin bölümü doldurarak mal ile birlikte malı satana geri gönderir.

İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan (münhasıran bilet, sigorta poliçesi v.b. belgeleri düzenleyenler hariç) ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 Milyon Lira ve üzerinde olan mükellefler en geç 01.01.2016 tarihine kadar e-Arşiv uygulamasına (Faturasına) geçmek zorundadır. Kapsama giren mükelleflerin 01.01.2016 tarihinden önce e-Fatura ve e-Arşiv başvurularını ve fiili geçiş hazırlıklarını tamamlamaları gerekmektedir.

4. e-BİLET ve e- YOLCU LİSTESİ:

Kara ve deniz yolu ile şehirlerarası veya uluslararası yolcu taşımacılığı işi ile iştigal eden mükelleflerin, elektronik ortamda bilet ve yolcu listesi düzenlemeleri, düzenledikleri elektronik biletleri yolcularına iletmeleri ve bu vesikaları muhafaza ve ibraz etmelerine ilişkin usul ve esaslar ise 415 sıra No'lu VUKGT'de düzenlenmiştir. e-Bilet uygulaması zorunlu değildir.

e-Bilet düzenlemek isteyen mükelleflerin e-Fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olmaları gerekmektedir. Mükellefler e-Bilet uygulamasını, kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden veya özel entegratör vasıtasıyla kullanabileceklerdir. Kendi bilgi işlem sistemi üzerinde kullanmak isteyen mükeleflerin başvuru işlemlerini www.efatura.gov.tr adresinde yayınlanan "Elektronik Bilet Başvuru Kılavuzu"na uygun olarak yapmaları gerekmektedir.

e-Bilet uygulamasını özel entegratörlerin bilgi işlem sistemi üzerinden kullanmak isteyen mütkellefler, doğrudan özel entegratöre başvuracak olup ayrıca başkanlığa başvurmazlar.

e-Bilet düzenleme izni alan mükellefler izin aldıkları tarihten itibaren elektronik biletlerin elektronik ortamda düzenlenmesi, mali mühürle imzalanması, internet de dahil olmak üzere elektronik araçlar vasıtasıyla muhatabına kâğıt baskısı alınabilecek şekilde sunulması zorunludur. Muhatabın istemesi halinde düzenlenen e-Bilet kağıt olarak teslim edilir. Bu durumda kâğıt çıktıda e-Biletin ne zaman ve nereden temin edileceği bilgisinin bulunması zorunludur. Mali değeri bulunmayan bu mühürsüz kâğıt çıktının imzalanıp kaşelenmesine gerek yoktur. e-Yolcu listesinin kâğıt nüshalarının sefer sonuna kadar taşıtta bulundurulması gerekmektedir.

e-Bilet ve e-Yolcu listelerinde, seri ve sıra numarası yerine 3 haneli birim kod ve 13 haneli sıra numarasından oluşan belge numarası kullanılacaktır (birim kod ve sıra numarası için bkz. 415 sıra no'lu VUKGT/5).

e-Bilet için, yolcu bilgilerinin kaydedildiği aşamada, bilet alan kişiye VUK'nun 232 maddesi kapsamında ve gider kaydetmek amacıyla bilet alıp almadığı sorulacak ve gider kaydedilecekse mükellefin adı-soyadı/unvanı, vergi dairesi, VKN/TCKN bilgileri girilecektir.

e-Bilet düzenleme izni alan mükelleflerin sistemlerinde meydana gelebilecek arıza ve kesinti durumları haricinde, sadece mali mühürle imzalanmış e-Biletler gider veya indirim konusu yapılacak ve yasal saklama süresince elektronik ortamda saklanacaktır. e-Biletler tutarına bakılmaksızın fatura yerine geçer. Gider veya indirim konusu yapılan e-Biletlerin kâğıt çıktıları tevsik edici belge niteliğinde değildir.

5. İHRACAT İŞLEMLERİNDE e-FATURA UYGULAMASI

                e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan mükellefler, KDVK'nun 11. maddesinde düzenlen mal ihracatı ve yolcu beraberi eşya ihracatı (Türkiye'de ikamet etmeyen yolculara KDV hesaplanarak yapılan satışlar) için bundan böyle 01.01.2016 tarihinden itibaren e-Fatura düzenleyeceklerdir. Söz konusu ihracat faturalarının e-Fatura olarak düzenlenmesi ve gönderilmesine ilişkin usul ve esaslar ile uygulamadan yararlanma yöntemleri www.efatura.gov.tr adresinde yayınlanan "e-Fatura Uygulaması Gümrük İşlemleri Kılavuzu"nda açıklanacaktır (bkz, 454 sıra No'lu VUKGT böl.3) .

6. e-DEFTER:

Vergi Usul Kanunu ile Türk Ticaret Kanunu uyarınca tutulması zorunlu olan defterlerin e-Defter olarak tutulması, kaydedilmesi, muhafazası ve ibrazına ilişkin usul ve esasların ana tebliği 1 sıra No'lu Elektronik Defter Genel Tebliği'dir. Diğer elektronik defter tebliğleri ile yapılacak olan değişiklikler 1 No'lu tebliği değiştirecek veya ilave açıklamalar getirecektir.

e-Defter uygulamasına yeni geçecek mükelleflerin öncelikle Mali Mühürlerini almaları gerekir (gerçek kişiler için de elektronik imza yerine mali mühür almalarını tavsiye ediyoruz).

Mali mühür için www.efatura.gov.tr adresinden başvuru bağlantısına ya damportal.kamusm.gov.tr/bp/edf.go adresine tıklanır. Açılan sayfada ilgili alanlar doldurularak başvuru gerçekleştirilir.

TÜBİTAK-Kamu SM tarafından üretilen mali mühür sertifikası ve şifresi alındıktan sonra e-Fatura uygulama başvurusu https://portal.efatura.gov.tr/efaturabasvuru/  adresinden yapılır.

En son olarak e-Defter uygulama başvurusu https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/ adresinden yapılır.

e-Defter tutmasına izin verilenler aylık dönemler itibariyle elektronik defterlerini oluşturmaya ve saklamaya başlayacaklardır. e-Defter tutmaya başlayanlar söz konusu defterlerini kâğıt olarak tutamazlar.

e-Defterin ilgili hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı, son ayının beratının alınması ise kapanış onayı yerine geçer.

Gerçek kişiler e-Defterlerini ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (son güne kadar beklenilmemesi tavsiye edilir), Tüzel kişiler e-Defterlerini ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Tüzel kişiler için hesap döneminin son ayına ait e-Defterler 30 Nisan'a kadar) kendilerine ait elektronik imza/mali mühürle onaylayıp, berat dosyaları oluşturulur ve bu dosyalar e-Defter uygulaması aracılığı ile Başkanlığın onayına sunulur. Başkanlık mali mührünü içeren beratlar, e-Defter tutanlar tarafından indirilerek istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu e-Defterler ile birlikte muhafaza edilir.

Kesinti veya sistem arızası nedeniyle beratların Başkanlık tarafından onaylanması işleminin gerçekleştirilememesi durumunda söz konusu beratlar, elektronik imza/mali mühürle zaman damgalı olarak (zaman damgaları TÜBİTAK-UEKAE'den temin edilir)imzalanacak veya onaylanacaktır. Kesinti veya arızanın ortadan kalkmasını takiben ilgili beratların tekrar Başkanlık onayına sunulması işlemi gerçekleştirilecektir. İşletmenin, zaman damgası varsa kesinti veya arıza durumunda beratların başkanlık onayına sunulduğu, zaman, ispatlanabilmekte, zaman damgası yoksa beratların başkanlık onayına sunulduğu, zaman, ispatlanamamaktadır. Dolayısıyla cezalı duruma düşmemek için zaman damgası edinmekte büyük fayda vardır.

e-Defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere, ilgili olduğu beratları ile birlikte mükelleflerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmek zorundadır. e-Defter ve beratların saklandığı bilgi işlem sistemlerinde yaşanabilecek sorunlar nedeniyle e-Defter ve beratların mutlaka farklı lokasyonlarda yedeklenerek muhafaza edilmesi gerekmektedir. e-Defterler kâğıt ortamında saklanamaz.e-Defterler ve ilgili beratları vergi kanunları, TTK'nu ve diğer düzenlemelerde yer alan sürelerde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz edilmesi zorunludur.

Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü her türlü elektronik kayıt ve veri ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, e-Defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.

1 sıra No'lu tebliğ ile yevmiye defteri ve defter-i kebirin e-Defter olarak tutulmasına imkan tanınmıştır.

e-Defter uygulamasında yedi belge tipi sayılmıştır. bunlar;

Çek: check

Fatura: invoice

Müşteri Sipariş Belgesi: order-customer

Satıcı Sipariş Belgesi: order-vendor

Senet: voucher

Navlun: shipment

Makbuz: receipt

Diğer: other

e-Defter uygulamasında her bir belge için ayrı bir yevmiye maddesi açılır.

Ancak:                

                5.1. Fatura Kaydı:

e-Arşiv Faturası düzenleyen kullanıcı olmak şartıyla abonelik esasına göre çalışan firmalar ve kargo şirketleri e-Arşiv kapsamında düzenledikleri ve GİB'e ilettikleri "e-Arşiv Raporu"nu bir yevmiye maddesinde kaydedebilirler. Bu kayıtta belge tipi "other", belge açıklaması "e-Arşiv Raporu" olacaktır. Bu raporun tarih ve numarasının yevmiye maddesinde gösterilmesi zorunludur. e-Arşiv raporu olarak Başkanlığa iletilen faturalar haricindeki diğer faturaların her biri için bir yevmiye maddesi açılacaktır.

                5.2. Banka İşlemleri:

Banka işlemleri dekontla muhasebeleştirilmektedir. e-Defter uygulamasında belge tipi "other" ve belge açıklaması "dekont" olarak kaydedilir. Dekontun tarih ve numarasının girilmesi zorunludur. Dekont üzerinde tarih ve numara yoksa, kullanılan muhasebe programının işleme vermiş olduğu tarih ve numara belge tarihi ve numarası olarak yazılır.

Banka işlemleri dekontlarla tek tek kaydedilemiyorsa, her bankaya ait işlemler günlük olarak ayrılır. Her bir bankanın günlük işlem tutarı ayrı bir muhasebe fişi olarak kaydedilebilir. e-Defterde bu kayda esas belge olarak muhasebe fişi gösterilebilir. e-Defter uygulamasında belge tipi "other" ve belge açıklaması "muhasebe fişi" olarak kaydedilir ve fişin tarih ve numarası girilir.

                5.3. Masraf Listesi:

Gün içinde işletmenin ya da personelin yapmış olduğu giderlere ilişkin alınmış belgeler yukarıda sayılan belgelerden biriyse örneğin, personelin yapmış olduğu gider faturalı ise, bu fatura ayrı bir yevmiye kaydında belge türü "invoice" yani fatura olarak tarih ve numarası da yazılmak şartıyla kaydedilir.

Eğer yapılan giderle ilgili belge tipi yukarıda sayılan ilk yedi belge tipinden biri değilse bir masraf formu oluşturulup e-Defter uygulamasında belge tipi "other" ve belge açıklaması "masraf formu" olarak kaydedilir. Masraf formunun tarih ve numarasının da girilmesi zorunludur. Bu masraf formlarında matbu bir tarih, numara olmadığı için oluşturulacak her bir forma, müteselsil bir numara ve günün tarihi üzerine yazılır. Masraf formunda yapılan giderlere ait belgelerin detayları yer almak zorundadır. Ayrıca masraf formu firma kaşe ve imzası ile matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır.

                5.4. Yazar Kasa "Z" Raporu:

Her bir yazar kasa gün sonu "Z" raporunun ayrı bir yevmiye kaydı olarak muhasebeleştirilmesi gerekir. Ancak aynı işletmede birden fazla yazar kasa kullanılması durumunda gün sonunda her bir yazar kasadan alınan "Z" raporlarının günlük olarak bir icmale bağlanıp muhasebe kaydında belge tipi "other" ve belge açıklaması "Z Raporu İcmali" olarak kaydedilebilir (Z raporu icmali için bkz, e-Defter uygulama kılavuzu V 1.2/18-Z raporuna ilişkin açıklama).

                5.5. Perakende Satış Fişi:

Gider yazılabilmesine izin verilen perakende satış fişleri ayrı ayrı muhasebeleştirilebileceği gibien fazla 10'ar günlük bir icmal oluşturularak muhasebeleştirilmesi de mümkündür. Bu icmal muhasebe kaydında belge tipi "other" ve belge açıklaması "ÖKC Fişi ile Tevsik Edilen Giderler İcmali" olarak kaydedilir (Perakende Satış Fişi icmali için bkz, e-Defter uygulama kılavuzu V 1.2/18-perakende satış fişine ilişkin açıklama).

                5.6. Çek Bordrosu:

Her bir çek belgesinin ayrı yevmiye maddesinde kaydedilmesi gerekir. Ancak, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla birden fazla çek, çek bordrosuyla aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir. Muhasebe kaydında belge tipi "other" ve belge açıklaması "çek bordrosu" olarak kaydedilir ve çek bordrosunun tarih ve numarası girilir. Bu çek bordrosunda matbu bir tarih ve numara olmadığı için oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara verilip günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Her bir çek bordrosunda çeklerin detayları yer almak zorundadır. Çek bordrosu firma kaşe ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır.       

                5.7. Senet Bordrosu:

Her bir senet belgesinin ayrı yevmiye maddesinde kaydedilmesi gerekir. Ancak, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla birden fazla senet, senet bordrosuyla aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir. Muhasebe kaydında belge tipi "other" ve belge açıklaması "senet bordrosu" olarak kaydedilir ve senet bordrosunun tarih ve numarası girilir. Bu senet bordrosunda matbu bir tarih ve numara olmadığı için oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara verilip günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Her bir senet bordrosunda senetlerin detayları yer almak zorundadır. Senet bordrosu firma kaşe ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır.

                5.8. Ücret Bordrosu:

Aylık ücret bordroları , e-Defter uygulamasına aktarılırken tüm bordrolar bir listeye bağlanıp muhasebe kaydında belge tipi "other" ve belge açıklaması "ücret bordrosu icmali" olarak kaydedilebilir. Ücret bordrosu icmalinin tarih ve numarası girilir. Ücret bordrosu icmalinde matbu bir tarih ve numara olmadığı için oluşturulacak her bir icmal listesi için müteselsil bir numara verilip günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Ücret bordrosu icmalinde Her bir ücret bordrosunun detayları yer almak zorundadır. Bu icmaller firma kaşe ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır.

                5.9. Serbest Meslek Makbuzu:

Serbest meslek makbuzu yukarıda sayılan belgelerde yer alan makbuz (receipt) ile karıştırılmamalıdır. Serbest meslek makbuzu farklı olduğu için belge tipi "other" ve belge açıklaması "serbest meslek makbuzu" olarak kaydedilir ve belgenin tarih ve numarası girilir.

İbrahim GÜLER

Bağımsız Denetçi