E-Defterde Şube Kayıt ve İşlemleri Nasıl Yapılmalı?

ELEKTRONİK DEFTERDE ŞUBE KAYITLARI

Elektronik defterde şube kayıtları genel kural olarak kağıt defterdekine benzer şekilde yapılmaktadır. Kağıt defterlerde olduğu gibi elektronik defterde de şube için ayrı defter tutlabilir.

Elektronik defter kayıtlarının oluşturulması, elektronik defter uygulama klavuzunda yer alan bilgilere göre yapılmaktadır.

Elektronik defterde yer alan birinci kural istisnaları olmakla beraber bir belgenin bir yevmiye maddesine kaydedilmesi şeklindedir. Yine klavuzda “muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanmıyorsa, belge türü, tarihi (documentdate) veya numarası (documentnumber) gibi bilgiler verilemez. Örneğin, açılış-kapanış işlemleri belgeye dayalı olmayabilir” açıklaması yer almaktadır.

e-Defter için belirlenen kurallar, şube bazlı defter tutulması halinde de geçerlidir. Her şube kendi içerisinde e-Defter standardına uygun oluşturulmalıdır. Şube bazlı defter tutulması durumunda bir şube için oluşturulan defterlerde kullanılan “şube no” hesap dönemi (Özel hesap dönemi dahil) boyunca aynı olmalı ve aylık dönemlere ait defterlerde değiştirilmemelidir. Hesap döneminde bir şube hangi numara ile başladıysa, hesap döneminin sonuna kadar aynı numarayla devam etmelidir. Şube’nin hesap dönemi içinde kapanmış olması durumunda, kapanan şubeye ait kapanış tarihinden sonraki dönemler için GİB’e herhangi bir berat gönderilmeyecektir. Bu durum şubenin kapandığına ilişkin tevsik edici belgelerle birlikte GİB’e bildirilecektir.

Ticaret Sicilde şube adı değişikliği olursa defter tanımlarında da bu değişiklik yapılabilir. e-Defter kullanıcılarının dikkat etmesi gereken şube’nin adının değiştirilmesi durumunda, bu şubeye ait DİKKAT berat GİB’e iletilmeden önce Ticaret Sicil Gazetesinin ekinde olduğu bir dilekçe ile durum GİB’e bildirilecektir. Kurum tanımlama alanına tüzel kişiler için unvan ticaret sicil gazetesinde yer aldığı biçimde kısaltma yapılmaksızın eksiksiz biçimde yazılacaktır. Gerçek kişiler için adı+ soyadı şeklinde yazılacaktır. Şubeli paket yüklenmek istendiğinde Şube ismi+“Şubesi” şeklinde yazılmalıdır. Şubeli paket yüklendiğinde şube ismine ek olarak şube numarası 4 hane olarak girilmelidir.

Her firma kendi hesap dönemi içerisinde birbirinden ayrı olarak oluşturulan defter dosyalarının müteselsilliğini hem ay hem de parça numarası bazında sağlayacaktır. Burada dikkat edilmesi gereken bu kontrol numarasında belirtilecek olan ay bilgisi için Ocak DİKKAT ayına ait numara 1 olarak atanır ve en son Aralık ayı 12 olacak şekilde müteselsil devam ettirilir. Kontrol numarasının en son 6 hanesindeki parça sayısına tekabül eden numara müteselsilliği ile ay bilgisindeki bu müteselsillik karıştırılmamalıdır. Örneğin yukarıdaki örnek bilgisinde şubat ayına ait iki parça defter vardır. Dolayısıyla ay bilgisi şubat olduğu için “02” olarak gösterilmiştir; son dijitteki “2” ve “3” rakamları ise o hesap dönemi içindeki parça numaralarını ifade etmektedir. Bu kural doğrultusunda defterlere kontrol numaraları verilmelidir.

Doküman için genel bir açıklama yapılmak istendiği takdirde bu bilgi doküman açıklama alanına serbest metin olarak girilecektir. Aşağıda örnekleri sunulmuştur:

Yevmiye defteri : 1 Ocak 2017 - 31 Ocak 2017 arası A AŞ'nin X şubesine ait Yevmiye Defteri

Yevmiye defteri beratı : 1 Ocak 2017 - 31 Ocak 2017 arası A AŞ'nin X şubesine ait yevmiye defteri beratı.

Büyük Defter(Defteri kebir) : 1 Ocak 2017 - 31 Ocak 2017 arası A AŞ'nin X şubesine ait büyük defter.

Büyük defter beratı : 1 Ocak 2017 - 31 Ocak 2017 arası A AŞ'nin X şubesine ait büyük defter beratı.

Kısaca elektronik defterde şube şeklinde defter tutmak mümkündür.

Şube için ayrı defter olarak sadece envanter defteri tasdik ettirilecek elektronik defter olan yevmiye ve kebir tasdik ettirilmeyecektir. Şube e-defterlerinin beratları ayrı olarak alınacak ve elektronik ortamda saklanacaktır.

Selçuk GÜLTEN

habertr.org