E-ARŞİV UYGULAMASINDA İNCE NOKTALAR

e- ARŞİV UYGULAMASINDA İNCE NOKTALAR



421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin 4.4 bölümü gereği, 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin 6.bölümünün dördüncü paragrafı değiştirilmiş  beşinci ve altıncı paragraflar eklenmiştir.

Yapılan bu düzenlemelere göre; Mükelleflere ait elektronik faturaların (e-Fatura) yine mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde saklanması esas olup, üçüncü kişilere de saklama yaptırılabilecektir. Saklama hizmetinin başka firmalara yaptırılması, mükelleflerin e- Faturalarının muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

e- Fatura saklama hizmeti verecek firmaların Gelir İdaresi Başkanlığına müracaat ederek saklama izni almaları zorunludur. Başkanlıktan e- Fatura saklama hizmeti izni almadan saklama yapılması Başkanlık nezdinde hüküm ifade etmez. Saklama izni alan firmaların listesi www.efatura.gov.tr internet adresinde yayınlanacaktır.

433 sıra numaralı VUKGT'de ise, e-Arşiv Uygulamasına ilişkin usul ve esaslar açıklanmıştır.

Bilindiği üzere kağıt ortamında düzenlenen fatura, en az iki nüsha düzenlenmektedir. İlk nüshası (aslı) müşteriye verilmekte, ikinci nüshası da yine kağıt ortamında VUK'nun muhafaza ve ibraz hükümlerine göre mükelleflerce saklanmaktadır.   

433 sıra numaralı tebliğ kapsamında ise, e-fatura olarak oluşturulan bir faturanın alıcıya, kağıt olarak veya e-fatura olarak gönderilen ilk şekli, ilk nüshası (aslı), e-faturayı düzenleyen mükellef tarafındansaklanan e-fatura şekli ise ikinci nüshası hükmündedir.

e-fatura kullanacak olan işletmelerin, e- Arşiv hizmeti verme izni de almış olan "özel entegratör" ile anlaşması ve e-Arşiv hizmetini böyle bir firmaya yaptırması daha ekonomik olacaktır. Çünkü mükelleflerin kendi e-Arşivlerini oluşturabilmeleri için de, gerekli alt yapıyı kurduktan sonra Gelir İdaresi Başkanlığından izin almaları gerekiyor. Yani mükellefin kendisi bile izinsiz e-Arşiv yapamıyor. Bu nedenle, e-Fatura kullanmadan önce, hem e-Fatura gönderme, hem de e-Arşiv hizmetini verebilecek bir özel entegratör ile sözleşme yapmakta fayda var.    

e- Fatura kullanan mükellefler tarafından, e-Arşiv hizmeti almak üzere, sözleşme imzalanan özel entegratörün e-Arşiv hizmeti verme izni iptal edilebilir. Bu durumda özel entegratör hizmet verdiği mükellefleri bu konuda uyarmak  zorundadır. Bu firmadan e-Arşiv hizmeti alan mükellefler, 15 GÜN içerisinde başka bir özel entegratörle anlaşmak veya genel hükümler çerçevesinde anlaşmalı matbaalara belge bastırarak kullanmak zorundadırlar.

e-Faturanın Malın Teslimi Anında Düzenlenmesi Durumu;      

Diğer taraftan, e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcılara düzenlenecek e-faturada, düzenleme tarihi yanında, düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi halinde, e-Faturanın kağıt çıktısı irsaliye yerine geçer. Söz konusu kağıt çıktıya "irsaliye yerine geçer" ifadesinin yazılması ve kağıt çıktının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması zorunludur. Ancak bu imkandan yararlanabilmek için e-Faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi gerekir.

Hizmet ifasına konu e-Faturanın satış anında düzenlenmesi halinde, kağıt çıktısının talep eden müşteriye verilmesi zorunludur.

İbrahim GÜLER *

 ASMMM Odası Vergi Mevzuatı

İnceleme Komisyonu Başkanı

___________________________

(*) Makalenin amacı, konuyla ilgili genel bilgi vermektir. Yazar, makalenin hatasız olduğuna güvence vermez. Okuyucunun, bu bilgi ve yorumlarla yetinmeyerek konuyu derinlemesine araştırmasını veya konuya hakim profesyonel bir danışmana başvurmasını tavsiye eder.